2025年3月1日星期六

(a)一般辦公室支援服務(general office support)
•⁠  ⁠檔案管理
•⁠  ⁠接收文件
•⁠  ⁠分辨檔案
•⁠  ⁠記錄收件日期
•⁠  ⁠檢查屬件
•⁠  ⁠閱讀和了解文件的內容
•⁠  ⁠查核案卷清單、索引或條碼系統
•⁠  ⁠外來文件入案卷前的整理
•⁠  ⁠清除紙夾、別針、橡皮圈
•⁠  ⁠順序排列文件
•⁠  ⁠用書釘整齊地裝訂相關文件(以斜角方向)
•⁠  ⁠使用適當的釘書機
•⁠  ⁠尺碼過大的檔案應摺疊為適當尺碼
•⁠  ⁠用膠紙或加固膠貼修補損壞檔案
•⁠  ⁠安排分類和歸檔
•⁠  ⁠發放文件
•⁠  ⁠派遞
•⁠  ⁠郵遞
•⁠  ⁠傳真
•⁠  ⁠電郵
•⁠  ⁠信差
•⁠  ⁠辦公室及樓宇管理
•⁠  ⁠場地管理
•⁠  ⁠確保場地設施運作正常,例如閉路電視(CCTV)、自動體外心臟去顫器 (AED)
•⁠  ⁠管理共用場地預約,如會議室、面試室
•⁠  ⁠安排定期安全巡查及預備巡查報告
•⁠  ⁠管理停車場位置、訪客出入安排及預約
•⁠  ⁠清潔安排
•⁠  ⁠確保定期清潔安排,包括廁所、地毯、垃圾桶
•⁠  ⁠秘書服務
•⁠  ⁠文字處理
•⁠  ⁠管理日常會議和工作日程
•⁠  ⁠處理查詢
•⁠  ⁠其他辦公室支援工作

(b)人事(personnel)
•⁠  ⁠招聘活動
•⁠  ⁠接收申請表及相關證明文件
•⁠  ⁠處理及核實收到的文件
•⁠  ⁠安排筆試人手、場地及通知考生
•⁠  ⁠安排面試時間、場地及聯絡考生
•⁠  ⁠確認受聘者上班日期
•⁠  ⁠年度評核報告
•⁠  ⁠定期向部門主管發出年度評核報告的電郵
•⁠  ⁠於限期後提醒未交報告的主管遞交
•⁠  ⁠非公務員合約員工計薪
•⁠  ⁠提醒主管遞交員工出勤紀錄
•⁠  ⁠核實出勤紀錄
•⁠  ⁠計算月薪及其他津貼
•⁠  ⁠安排出薪及發放約滿酬金
•⁠  ⁠安排續約文件
•⁠  ⁠處理人事相關的查詢
•⁠  ⁠放假安排
•⁠  ⁠計算及記錄員工所累積的假期日數
•⁠  ⁠如同事請病假,需核實醫生證明文件

(c) 財務及會計(finance and accounts)
•⁠  ⁠採購
•⁠  ⁠採購物資/ 服務
•⁠  ⁠擬定物質/ 服務要求
•⁠  ⁠搜尋供應商
•⁠  ⁠邀請報價
•⁠  ⁠比較報價並申請上司批准
•⁠  ⁠安排送貨/服務時間
•  核實貨件
•⁠  ⁠出款
•⁠  ⁠核實單據
•⁠  ⁠確認款項
•  安排出款
•⁠  ⁠收款
•  印發發票
•  收取款項
•⁠  ⁠紀錄收款
•  日結點算

(d)顧客服務(customer service)
•⁠  ⁠櫃位服務
    •⁠  ⁠勞工處
    •⁠  ⁠於就業中心提供就業服務
    •⁠  ⁠審查在勞工處刊登的空缺廣告
    •⁠  ⁠對象包括僱主及求職者
    •⁠  ⁠運輸署
    •⁠  ⁠於牌照事務處提供申領駕駛執照服務
    •⁠  ⁠提供現場查詢服務
      ⁠管理現場人流
    •⁠  ⁠水務署
    •⁠  ⁠於客戶諮詢中心提供一般查詢服務
    •⁠  ⁠辦理用戶權轉名申請
    •⁠  ⁠派發水務資料及表格
•⁠  ⁠電話服務
    •⁠  ⁠通常設有客戶中心的服務都會提供熱線服務
    •⁠  ⁠接聽部門熱線

(e) 發牌及註冊 (licensing and registration)
•⁠  ⁠不同的部門管理各自的牌照制度,大部分ACO的角色是最前線的守門員,負責以下工作:
•⁠  ⁠為申請者提供服務及回答電話/ 現場查詢
•⁠  ⁠查看所需文件是否齊全
•⁠  ⁠整理好所需文件後交予上司考慮批核
•⁠  ⁠如要跟進,負責與申請者直接聯絡
•⁠  ⁠定期更新發牌申請進度
•⁠  ⁠⁠可能負責的牌照及註冊包括:
    •⁠  ⁠屋宇署:小型工程及招牌
    •⁠  ⁠民航處:航空人員執照
    •⁠  ⁠公司註冊處:新公司註冊、信託及公司服務提供者牌照
    •⁠  ⁠環境保護署:骨灰安置所牌照
    •⁠  ⁠衞生署:私營醫療機構牌照
    •⁠  ⁠路政署:掘路許可證

(f) 為政府律師提供支援,並為法官和法庭使用者提供法庭支援及登記處服務(support to Government Counsel, and court support and registry services to judges and court users) ;
只有小部分ACO 職位要負責該項職責,直接向法官提供支援,或為法庭使用者提供現場協助。

(g)統計職務(statistical duties)
只有小部分 ACO 職位要負責該項職責,主要是處理及合併不同部門或組別交回的數據,又或幫助一些需要大量處理數據的部門提供數據分析(主要為技術分析如數據走勢或方向,毋須分析數據背後的潛在因素)及統計支援。

(h)資訊科技支援服務(information technology support)
•⁠  ⁠預約資訊科技支援服務接收部門用者的查詢及預約
•⁠  ⁠安排資訊科技支援人員的支援工作日程
•⁠  ⁠協助處理硬件的採購,包括鍵盤、電腦軟件程式

(i) 其他部門支援服務(other departmental support)
視乎所屬部門,ACO/CA 提供的支援服務也會大有分別,以下僅列部分例子:
•⁠  ⁠在職家庭及學生資助事務處:追討拖欠貸款
•⁠  ⁠香港警務處:因應警隊特別的工作時間安排膳食服務
•⁠  ⁠選舉事務處:支援選舉工作、選民登記
•⁠  ⁠衞生署:提供預約公務員診所服務

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參考

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