(a)一般辦公室支援服務(general office support)
• 檔案管理
• 接收文件
• 分辨檔案
• 記錄收件日期
• 檢查屬件• 閱讀和了解文件的內容• 查核案卷清單、索引或條碼系統• 外來文件入案卷前的整理
• 清除紙夾、別針、橡皮圈• 順序排列文件• 用書釘整齊地裝訂相關文件(以斜角方向)• 使用適當的釘書機• 尺碼過大的檔案應摺疊為適當尺碼• 用膠紙或加固膠貼修補損壞檔案
• 安排分類和歸檔
• 發放文件
• 派遞• 郵遞• 傳真• 電郵• 信差
• 辦公室及樓宇管理
• 場地管理
• 確保場地設施運作正常,例如閉路電視(CCTV)、自動體外心臟去顫器 (AED)• 管理共用場地預約,如會議室、面試室• 安排定期安全巡查及預備巡查報告• 管理停車場位置、訪客出入安排及預約
• 清潔安排
• 確保定期清潔安排,包括廁所、地毯、垃圾桶
• 秘書服務
• 文字處理• 管理日常會議和工作日程• 處理查詢• 其他辦公室支援工作
(b)人事(personnel)
• 招聘活動
• 接收申請表及相關證明文件• 處理及核實收到的文件• 安排筆試人手、場地及通知考生• 安排面試時間、場地及聯絡考生• 確認受聘者上班日期
• 年度評核報告
• 定期向部門主管發出年度評核報告的電郵• 於限期後提醒未交報告的主管遞交
• 非公務員合約員工計薪
• 提醒主管遞交員工出勤紀錄• 核實出勤紀錄• 計算月薪及其他津貼• 安排出薪及發放約滿酬金• 安排續約文件
• 處理人事相關的查詢
• 放假安排
• 計算及記錄員工所累積的假期日數• 如同事請病假,需核實醫生證明文件
(c) 財務及會計(finance and accounts)
• 採購
• 採購物資/ 服務• 擬定物質/ 服務要求• 搜尋供應商• 邀請報價• 比較報價並申請上司批准• 安排送貨/服務時間• 核實貨件
• 出款
• 核實單據• 確認款項• 安排出款
• 收款
• 印發發票• 收取款項• 紀錄收款• 日結點算
(d)顧客服務(customer service)
• 櫃位服務
• 勞工處
• 於就業中心提供就業服務• 審查在勞工處刊登的空缺廣告• 對象包括僱主及求職者
• 運輸署
• 於牌照事務處提供申領駕駛執照服務• 提供現場查詢服務• 管理現場人流
• 水務署
• 於客戶諮詢中心提供一般查詢服務• 辦理用戶權轉名申請• 派發水務資料及表格
• 電話服務
• 通常設有客戶中心的服務都會提供熱線服務
• 接聽部門熱線
(e) 發牌及註冊 (licensing and registration)
• 不同的部門管理各自的牌照制度,大部分ACO的角色是最前線的守門員,負責以下工作:
• 為申請者提供服務及回答電話/ 現場查詢
• 查看所需文件是否齊全
• 整理好所需文件後交予上司考慮批核
• 如要跟進,負責與申請者直接聯絡• 定期更新發牌申請進度
• 可能負責的牌照及註冊包括:
• 屋宇署:小型工程及招牌
• 民航處:航空人員執照
• 公司註冊處:新公司註冊、信託及公司服務提供者牌照
• 環境保護署:骨灰安置所牌照
• 衞生署:私營醫療機構牌照
• 路政署:掘路許可證
(f) 為政府律師提供支援,並為法官和法庭使用者提供法庭支援及登記處服務(support to Government Counsel, and court support and registry services to judges and court users) ;
只有小部分ACO 職位要負責該項職責,直接向法官提供支援,或為法庭使用者提供現場協助。
(g)統計職務(statistical duties)
只有小部分 ACO 職位要負責該項職責,主要是處理及合併不同部門或組別交回的數據,又或幫助一些需要大量處理數據的部門提供數據分析(主要為技術分析如數據走勢或方向,毋須分析數據背後的潛在因素)及統計支援。
(h)資訊科技支援服務(information technology support)
• 預約資訊科技支援服務接收部門用者的查詢及預約
• 安排資訊科技支援人員的支援工作日程
• 協助處理硬件的採購,包括鍵盤、電腦軟件程式
(i) 其他部門支援服務(other departmental support)
視乎所屬部門,ACO/CA 提供的支援服務也會大有分別,以下僅列部分例子:
• 在職家庭及學生資助事務處:追討拖欠貸款
• 香港警務處:因應警隊特別的工作時間安排膳食服務
• 選舉事務處:支援選舉工作、選民登記
• 衞生署:提供預約公務員診所服務
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